Pemberitahuan Privasi (Privacy Notice) ini menjelaskan bagaimana data pribadi Anda dikumpulkan, digunakan, disimpan, dibagikan, dan dilindungi ketika Anda menggunakan layanan SISLOKET Haji Pekanbaru, serta hak-hak yang Anda miliki. Kebijakan ini disusun dengan mengacu pada UU PDP beserta peraturan pelaksananya dan ketentuan perlindungan data yang berlaku di lingkungan instansi.

A.1 Pendahuluan

Kami menghormati dan berkomitmen melindungi data pribadi setiap masyarakat yang menggunakan layanan ini. Kami memproses data pribadi Anda secara terbatas, transparan, dan sesuai tujuan, serta menerapkan prinsip pelindungan data pribadi sebagaimana diatur dalam UU PDP, antara lain pengumpulan yang terbatas dan spesifik, keakuratan, keamanan, dan pemrosesan sesuai tujuan yang sah.

A.2 Ruang Lingkup

Kebijakan ini berlaku atas seluruh pemrosesan data pribadi yang dilakukan melalui situs dan aplikasi SISLOKET Haji Pekanbaru, mencakup pengambilan nomor antrean secara online, pelacakan status antrean, pemanggilan, dan pelayanan di loket. Dengan menggunakan layanan ini, Anda dianggap telah membaca dan memahami kebijakan ini.

A.3 Pengendali dan Prosesor Data Pribadi

Pengendali Data Pribadi adalah Kantor Kementerian Haji dan Umrah Kota Pekanbaru, Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah (PHU), yang menentukan tujuan dan mengendalikan pemrosesan data pribadi Anda.

Dalam menjalankan layanan, pengendali dapat dibantu oleh Prosesor Data Pribadi, yaitu penyedia layanan teknis (misalnya penyedia infrastruktur atau pemeliharaan sistem) yang memproses data atas nama dan instruksi pengendali, serta terikat kewajiban menjaga kerahasiaan dan keamanan data.

A.4 Definisi

• Data Pribadi adalah data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi, baik sendiri maupun dikombinasikan dengan informasi lain.
• Data Pribadi Bersifat Umum mencakup antara lain nama, NIK, dan data kontak.
• Data Pribadi Bersifat Spesifik mencakup antara lain data kesehatan, biometrik, genetika, catatan kejahatan, keuangan pribadi, dan data lain sesuai ketentuan.
• Subjek Data Pribadi adalah orang perseorangan yang datanya diproses, dalam hal ini pemohon layanan.
• Pengendali Data Pribadi adalah pihak yang menentukan tujuan dan mengendalikan pemrosesan.
• Prosesor Data Pribadi adalah pihak yang memproses data pribadi atas nama pengendali.
• Pemrosesan mencakup perolehan, pengumpulan, penyimpanan, penggunaan, penampilan, pengungkapan, penghapusan, dan pemusnahan data pribadi.

B.1 Jenis Data Pribadi yang Kami Proses

Untuk menyediakan layanan antrean, kami memproses data pribadi bersifat umum berikut:

• Identitas: Nomor Induk Kependudukan (NIK) dan nama lengkap.
• Kontak: nomor telepon seluler, dan alamat surel (email) bila diisi (opsional).
• Data layanan: jenis layanan, kantor/lokasi, tanggal, sesi, nomor antrean, kode booking, dan status antrean.
• Data teknis: alamat protokol internet (IP) dan waktu akses, digunakan terbatas untuk keamanan dan pencegahan penyalahgunaan.

Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi bersifat spesifik melalui formulir antrean. Mohon tidak mencantumkan data kesehatan, biometrik, atau data spesifik lainnya pada kolom yang tersedia.

B.2 Cara Kami Memperoleh Data

Data pribadi diperoleh secara langsung dari Anda saat mengisi formulir pengambilan antrean. Kami tidak membeli atau memperoleh data pribadi Anda dari pihak ketiga untuk keperluan layanan ini.

B.3 Dasar Pemrosesan

Kami memproses data pribadi Anda berdasarkan satu atau lebih dasar pemrosesan yang sah menurut UU PDP, yaitu:

• Persetujuan yang Anda berikan secara sah pada saat mengambil antrean;
• Pelaksanaan kewenangan dan tugas dalam rangka kepentingan umum atau pelayanan publik di bidang penyelenggaraan haji dan umrah;
• Pemenuhan kewajiban hukum pengendali, apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.

B.4 Tujuan Pemrosesan

Data pribadi diproses untuk tujuan berikut:

• memproses, mengurutkan, dan memanggil antrean Anda di loket;
• memverifikasi kehadiran dan mencocokkan identitas saat pelayanan;
• menampilkan status dan posisi antrean melalui kode booking;
• mencegah penyalahgunaan, penggandaan antrean, dan aktivitas otomatis (bot);
• menyusun statistik dan laporan layanan dalam bentuk agregat.

Kami tidak menggunakan data pribadi Anda untuk tujuan pemasaran, dan tidak melakukan pengambilan keputusan yang sepenuhnya otomatis yang menimbulkan akibat hukum bagi Anda.

B.5 Persetujuan dan Penarikannya

Ketika pemrosesan didasarkan atas persetujuan, persetujuan tersebut diberikan secara sadar saat Anda mengirim formulir antrean. Sebagai bukti, sistem mencatat versi kebijakan yang berlaku beserta waktu dan alamat internet saat Anda menyetujui. Anda dapat menarik persetujuan sewaktu-waktu. Penarikan persetujuan tidak memengaruhi keabsahan pemrosesan yang telah dilakukan sebelum penarikan, dan dapat mengakibatkan sebagian layanan tidak dapat diberikan (misalnya nomor antrean tidak dapat diproses).

C.1 Pengungkapan dan Pembagian Data

Kami tidak menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pribadi Anda. Data pribadi hanya dapat diakses oleh petugas yang berwenang untuk keperluan layanan. Data dapat diungkapkan secara terbatas kepada:

• prosesor atau penyedia layanan teknis yang terikat kewajiban kerahasiaan;
• instansi atau aparat yang berwenang, apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau atas permintaan sah sesuai ketentuan hukum.

C.2 Lokasi Penyimpanan dan Transfer Data

Data pribadi Anda disimpan dan diproses pada infrastruktur yang berada di wilayah Indonesia. Layanan ini tidak melakukan transfer data pribadi ke luar wilayah Indonesia. Apabila di kemudian hari terdapat transfer lintas wilayah, kami akan memastikan tingkat pelindungan data pribadi yang setara sebagaimana disyaratkan UU PDP.

C.3 Penyimpanan, Retensi, dan Anonimisasi

Data pribadi disimpan hanya selama diperlukan untuk tujuan layanan. Data pribadi pada antrean yang telah lewat akan dianonimkan secara otomatis setelah 90 hari. Setelah proses ini, unsur yang mengidentifikasi Anda (NIK, nama, dan kontak) dihapus, sementara data non-pribadi seperti jumlah, tanggal, dan jenis layanan dapat tetap disimpan dalam bentuk agregat untuk statistik dan pelaporan.

Anonimisasi bersifat permanen dan tidak dapat dikembalikan, sehingga data yang telah dianonimkan tidak lagi dapat dikaitkan dengan diri Anda.

D.1 Cara Kami Melindungi Data

Kami menerapkan langkah pengamanan teknis dan organisasi yang wajar untuk menjaga kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan data, antara lain:

• seluruh koneksi diamankan dengan enkripsi transport (TLS/HTTPS);
• akses petugas dibatasi berdasarkan peran dan penempatan;
• NIK ditampilkan tersamar pada panel petugas dan berkas ekspor;
• kata sandi petugas disimpan dalam bentuk tersandi (hashing), bukan bentuk asli;
• setiap akses dan perubahan data penting dicatat pada jejak audit;
• sesi petugas berakhir otomatis setelah tidak ada aktivitas dalam jangka waktu tertentu;
• penerapan pembatasan laju dan verifikasi anti-otomatisasi untuk mencegah penyalahgunaan.

D.2 Hak Anda sebagai Subjek Data Pribadi

Sesuai UU PDP, Anda memiliki hak-hak berikut atas data pribadi Anda:

• mendapatkan informasi yang jelas tentang identitas, dasar, tujuan, dan cara pemrosesan;
• mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda;
• memperbarui atau memperbaiki data pribadi yang tidak akurat;
• mengakhiri pemrosesan, menghapus, atau memusnahkan data pribadi sesuai ketentuan;
• menarik kembali persetujuan yang telah diberikan;
• mengajukan keberatan atas tindakan pengambilan keputusan yang bersifat otomatis;
• menunda atau membatasi pemrosesan data pribadi secara proporsional;
• memperoleh dan menggunakan data pribadi Anda dalam format yang dapat dibaca (portabilitas), sepanjang sesuai ketentuan;
• menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan data pribadi Anda.

Pelaksanaan hak di atas dapat dibatasi dalam hal tertentu sebagaimana diatur peraturan perundang-undangan, misalnya untuk kepentingan penegakan hukum atau pelaksanaan kewenangan yang sah.

D.3 Cara Menggunakan Hak Anda

Untuk menggunakan hak-hak tersebut, Anda dapat mengajukan permohonan kepada Bidang PHU Kementerian Haji dan Umrah Kota Pekanbaru melalui kanal resmi yang tersedia. Kami dapat meminta Anda memverifikasi identitas terlebih dahulu untuk mencegah permohonan yang tidak sah. Permohonan akan kami tanggapi dalam jangka waktu yang wajar sesuai ketentuan yang berlaku.

E.1 Pemrosesan Data Anak dan Pelindungan Khusus

Pemrosesan data pribadi anak dilakukan dengan persetujuan orang tua atau wali sesuai ketentuan UU PDP. Apabila Anda mengambil antrean untuk anak atau orang yang berada dalam pengampuan, Anda menyatakan memiliki kewenangan dan dasar yang sah untuk memberikan data tersebut.

E.2 Tanggung Jawab Anda

Anda bertanggung jawab memastikan data yang Anda berikan benar, akurat, dan terkini. Apabila Anda memasukkan data pribadi milik orang lain (misalnya anggota keluarga), Anda bertanggung jawab memastikan telah memperoleh dasar yang sah untuk membagikan data tersebut. Simpan kode booking Anda secara pribadi dan jangan membagikannya kepada pihak yang tidak berkepentingan.

F.1 Cookie dan Teknologi Serupa

Situs ini menggunakan cookie sesi yang diperlukan agar layanan berfungsi, misalnya untuk menjaga status masuk petugas dan mengamankan formulir dari pemalsuan permintaan. Kami tidak menggunakan cookie untuk pelacakan iklan atau profiling. Cookie sesi bersifat sementara dan tidak menyimpan data pribadi Anda.

F.2 Pemberitahuan Kegagalan Pelindungan Data

Apabila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi yang berdampak pada Anda, kami akan menindaklanjuti sesuai prosedur dan, bila diwajibkan, menyampaikan pemberitahuan kepada Anda dan kepada lembaga yang berwenang dalam jangka waktu sebagaimana diatur UU PDP.

F.3 Perubahan atas Kebijakan Ini

Kebijakan ini dapat diperbarui dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perubahan layanan atau peraturan. Setiap perubahan akan ditayangkan pada halaman ini beserta tanggal pembaruan. Kami menganjurkan Anda meninjau halaman ini secara berkala.

F.4 Hubungi Kami

Untuk pertanyaan, permohonan hak, atau pengaduan terkait data pribadi, silakan hubungi:

• Pengendali: Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah (PHU)
• Instansi: Kantor Kementerian Haji dan Umrah Kota Pekanbaru
• Kanal: layanan pengaduan resmi yang tersedia di Kantor Kementerian Haji dan Umrah Kota Pekanbaru

Dokumen ini terakhir diperbarui pada 21 Juli 2026 dan berlaku sejak tanggal tersebut.